Zentro Kudeatzaile Publikoen Kudeaketa Ekonomikoari Laguntzeko Sistema Informatikoa
Alde batetik, José Folgago Blanco jaun agurgarria, Aurrekontuen eta Gastuen estatu-idazkaria.
Bestetik, Fernando Tejerina García jaun agurgarria, Unibertsitateen, Ikerketaren eta Garapenaren estatu-idazkaria.
Bestetik, hogeita bi unibertsitate publikotako errektore eta ordezkariek bilera bat egin zuten 1996ko uztailaren 31n Alcala de Henaresko Unibertsitateko Errektoretzan, proiektu informatiko hau abian jartzeko hitzarmena sinatzeko. Proiektu horren helburua da kontabilitate ekonomikoa eta kontabilitatekoa bateratzea, Administrazioaren erakundeen —unibertsitate, erakunde autonomo, zentro kudeatzaile eta abarren— Gastuen kudeaketa sinplifikatzeko eta arrazionalizatzeko.
SOROLLA proiektua sortu da Estatuko Administrazioko zentro kudeatzaileek, horren erakunde autonomoek eta unibertsitate publikoetako Gerentziek sumatutako behar bat asetzeko: haien administrazio-unitateak sistema informatiko batez hornitzea; kudeaketa ekonomikoa errazteaz gain, kudeaketa horri lotutako prozeduretarako antolamendu normalizatua eskainiko du sistema horrek.
Aurretiaz kontabilitate-informazioko sistema (SIC'2) Estatuko Administrazio Nagusiaren esparruan ezarri izanaren eta erakunde autonomo eta unibertsitate publiko gehienek hori bereganatzearen emaitza da planteamendu hori.
SOROLLA garatu da Estatuko Administrazioaren Kontu-hartzailetza Nagusiaren eta Unibertsitateko Kooperazio Bulegoaren laguntzarekin, SIC'2ren osagarria den sistema modular gisa, eta jarraian azalduko ditugun moduluen funtzioa bateratzen du.
SOROLLA sorrarazi zuen hitzarmena 1996ko uztailean sinatu zuten Aurrekontuen eta Gastuen estatu-idazkariak, Unibertsitateetako estatu-idazkariak eta parte hartu zuten unibertsitateetako errektoreek. Hitzarmen horretan, jabetza materiagabearen titulartasuna eta ustiapena ezartzen da, eta horren garapena da hitzarmenaren helburua. Unibertsitateena izango da jabetza materiagabearen titulartasuna, eskubide horiek unibertsitateko eremuan ustiatu behar direnean, eta Aurrekontuen eta Gastuen Estatu Idazkaritzarena, eremu horretatik kanpo ustiatzen direnean.
Orain arte SOROLLA proiektuarekin bat egin duten unibertsitateek Unibertsitateko Kooperazio Bulegoa —unibertsitate horietako batzuek % 100 parte hartzen dute enpresa publiko horretan— izendatu dute proiektu honetan egindako ahaleginak bideratuko dituen ordezkari gisa.
Hitzarmenaren azken helburua da erakunde sinatzaile bakoitzaren eragin-esparruan lan-tresna jakin batzuen erabilera orokortzea. Tresna horiek kostuen kontrolean oinarritutako kudeaketa-estiloari laguntzeko diseinatu dira, eta, horrez gain, administrazio-kultura berri bat zabaltzeko bidea dira.
Lehenago aipatu denez, SOROLLA proiektuak Estatuko Administrazio Nagusiaren, haren erakunde autonomoen, unibertsitateetako administrazio-unitateen eta bestelako erakunde publikoen gastuaren zentro kudeatzaileetako kudeaketa ekonomikoa egiten laguntzen du.
Sistemak bi helburu hauek ditu:
- Alde batetik, beren kargura dituzten aurrekontu-zuzkiduren administrazio-kudeaketa erraztea. Horretarako, egindako eragiketen (administraziokoak edo kontabilitatekoak) erregistro eta fitxategi gisa erabil daiteke, kudeaketaren ekintza bakoitzaren egoerari buruzko informazioaren bilgunea da, eta kredituen egoera ekonomikoaren aurrerapena ematen du;
- Bestetik, kontabilitate analitikoari informazioa emateari esker, CANOAk aukera ematen du zerbitzuen eta jardueren funtzionamenduen kostuak analizatzeko.
SOROLLA proiektuak arkitektura modularra eta integratua du, eta, horri esker, interesekoak diren moduluak erabil daitezke instalazio bakoitzean, sistemaren egiturak eta logikak ezarritakoa beste mugarik ez duena.
Hauek dira SOROLLA proiektuan aurreikusitako kudeaketa-tresnak:
- DocumentA modulua, gastu-espedienteak izapidetzeko sistema. Izapidearen bi alderdiak hartzen ditu: administratiboa eta kontabilitatekoa.
- Justificantes del Gasto, modulua, gastu-egiaztagiriak kudeatzeko sistema. Horren bidez, ordainketa-kutxak kudeatu daitezke "Justifikatzeko" sistemaren bidez egiten diren ordainketei dagokienez, bai kutxa finkoko adostasun bidezkoak, bai justifikatzeko ordainketa bidezkoak.
- Kontabilitate-dokumentuak egiteko sistema DocuConta moduluaren bidez. Hori DocumentA eta Justificantes de Gasto moduluekin integratuta dago, eta SIC'2-rekin komunikazio automatikoko eredua ezartzea aurreikusten du.
- Gestión de Inventario moduluaren bidez garatutako material mugiezinaren kudeaketa-sistema. Horren bidez, inbentario hori eguneratua izan daiteke, bai osaeraren xehetasunei dagokienez, bai horren kontabilitate-alderdiei dagokienez.
Kudeaketa-tresna horiekin batera, informazioa lantzeko beste batzuk ezartzea aurreikusi da:
- Aurrekontu-exekuzioaren txostenak egiteko modulua ("AVANCE") ezarriko da, kudeaketa-sisteman landutako datuetan oinarritua, datu horiek SIC'2n eguneratu ez badira ere.
- Pertsona fisikoei eta juridikoei egindako ordainketen inguruko zerga arloko dokumentuak egiteko modulua ezarriko da.
Dokumentu honetan, proiektuaren oinarrizko funtzio-ildoak daude jasota, baita instalatzeko beharrezko ezaugarriak eta erabiltzaileentzat interesgarria izan daitekeen bestelako informazioa ere.
SOROLLAn erabilitako programen eta datu-baseen ezaugarri teknikoei dagozkienez, azaldu behar da ezarritako ildo estrategikoaren helburua dela ahal den neurrian software-lizentzien kostutik independenteak izatea, eta proiektua etorkizuneko proiekzioa ziurtatua duen eremu teknologikoari lotzea.